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首頁 >> 其他產品 >> 文檔一體化管理系統 >> 文檔一體化系統
详细内容

文檔一體化系統

        工程項目的文檔管理包含項目建設過程中文檔的產生和項目結束時文檔的歸檔。文件在其生命周期的不同階段有其不同的作用和價值,因而需要采用不同的管理原則和方法。通過運用全生命周期理論對文檔進行分析和規劃,將各階段管理內容和目標進行了界定,彌補了以往管理的缺失部分;同時將各階段有機整合在一起,實現文檔屬性的傳輸,從而實現一次輸入全局利用,減少操作人員不必要的重復勞動,提高文檔的一致性和準確度。任何一份文檔的全生命周期跟蹤管理,結合移動互聯網技術實現文檔一體化。讓管理透明化,從生成、流轉、辦結、歸檔、移交全部透明可視化。 


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                                                                    圖1 業、檔一體化                                                                                                          


      通過該應用,項目層按照工程進度和安全管理要求,對工程建設安全管理相關記錄文檔(目標、組織機構和職責、隱患排查和治理、危險源辨識及重大危險源監控、安全風險及防范措施等)進行及時記錄上報;集團層安監管理中心,可對該內容進行多項目集中監管。為集團對工程項目安全的監管提供有效支撐。


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                                                 圖2 安全標準化文檔結構

  •  業務功能

(1)生成

通過將生成階段納入生命周期,提前從源頭上對文檔進行控制,從而滿足文件管理和檔案管理的要求。

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                                                                  圖3 文檔生成

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                                                                     圖4 管理表單樣張

(2)流轉

文檔管理的另外一個重要過程就是流轉,在這個過程通過將文件審批、分發融合到一起起到提高效率的作用。通過管理流程的定義,并結合具體的文檔類型,實現文檔的流轉和分發。

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                                                                                     圖5工程文檔流轉—移動端

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                                                                              圖6 工程文檔流轉—web端 


(3)歸檔

將文檔分解結構和檔案分解結構進行對應,將屬于歸檔范圍的文檔轉入檔案,兩個結構的對應使一份文檔同時滿足了兩個視角,業務視角和檔案視角,在文檔產生之時即可明確是否歸檔,從而使文檔管理和檔案管理得意同步進行,避免工程完成后期集中實體文件整理和歸檔時工作量大,文件容易遺失的問題。 


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